Menü

So gestalten Sie Ihre Meetings effektiver

Meetings sind eine wesentliche Möglichkeit, Teams auszurichten und die Arbeit voranzutreiben. Doch durch mangelnde Vorbereitung und Disziplin betrachten viele Mitarbeiter: innen Besprechungen oftmals als reine Verschwendung von Zeit, die wesentlich produktiver genutzt werden könnte. All das führt zu einem ineffektiven Prozess für das gesamte Team.

Paul Axtell, Autor von „Meetings Matter“, kommentiert die Auswirkungen schlecht organisierter Meetings dazu wie folgt: „Die Auswirkungen schlecht organisierter Meetings wirken sich auch auf das Verhalten der Mitarbeiter aus. Wenn sie das Gefühl haben, dass eine Besprechung für sie nicht funktioniert, bringen sie am Ende andere Arbeiten mit und betreiben Multitasking, anstatt das Gespräch zu führen.“

 

Glücklicherweise gibt es einfache und bewährte Möglichkeiten, Ihre Meetings so zu ändern, dass sie besser organisiert sind und die Zeit der Teilnehmer: innen respektvoller nutzt. Finden Sie in diesem aktuellen intrinsicon Business Impuls konkrete Schritte, wie Sie Ihre Meetings zukünftig effektiver gestalten können.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechung notwendig ist

Da die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines effektiven Meetings mit hohem Aufwand verbunden sein kann sollten Sie im Vorfeld immer klären, ob der erzielbare Nutzen überwiegt. Dieser bemisst sich meistens am Thema und am Ziel der Besprechung.

 

Wenn Sie lediglich Informationen weitergeben möchten, kann eine einfache E-Mail oder ein Memo effektiver sein, als alle in einem Raum zusammenzurufen. 📌 Fragen Sie sich deshalb kritisch „Ist ein Meeting wirklich nötig?“ und „Was will ich damit konkret erreichen?“

2. Haben Sie ein klares Ziel

Die Planung eines Meetings sollte immer mit der Festlegung eines konkreten Ziels der Besprechung beginnen. Ist das Ziel klar formuliert, wird das Meeting effizienter und die Vorbereitung einfacher. Dafür ist es hilfreich sich zu verdeutlichen, dass interne Besprechungen normalerweise einem bestimmten Zweck dienen, wie hier angeführt:

 

  • Kommunikation – um mit dem Team wichtige Informationen zu teilen oder diese zu erhalten

 

  • Problemlösung – um im Team Lösungen für eine bestimmte Herausforderung zu finden

 

  • Entscheidungsfindung – um die Arbeit voranzutreiben und Next Steps zu definieren, indem wichtige Entscheidungen als Gruppe getroffen werden

 

Beginnen Sie daher immer mit der Beschreibung dessen, was in Ihrem Meeting erreicht werden soll. Dadurch sind Sie gezwungen, Ziel und Zweck schon am Anfang gut durchzudenken.

 

Dies kann zunächst herausfordernd sein – lässt sich jedoch anhand einfach anwendbarer Tools und etwas Übung leicht erlernen. 📌 Mit einem klaren Ziel können Sie auch leichter entscheiden, wen Sie einladen, wie Sie das Meeting strukturieren und die Ergebnisse am Ende besser überprüfen.

3. Legen Sie eine Agenda fest und teilen Sie sie

Sobald Sie das Ziel Ihres Meetings kennen, legen Sie eine Agenda fest, die darauf ausgelegt ist, dieses Ziel zu erreichen. Dies kann manchmal „tricky“ sein, da man schnell versucht ist, viele unterschiedliche Themen auf eine Agenda zu setzen.

 

Konzentrieren Sie sich deshalb auf Ihr angestrebtes Ergebnis und schließen Sie dafür nur Elemente ein, die in direktem Zusammenhang mit dem Ziel stehen – weniger ist hier mehr! Danach teilen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung unbedingt im Voraus mit. 📌 Somit wissen alle, was sie erwartet, und können sich entsprechend vorbereiten.

 

Dr. Sankalp Chaturvedi, außerordentlicher Professor für Organisationsverhalten und Führung am Imperial College London, kommentiert dazu:

 

„Das Geheimnis eines erfolgreichen und zeitsparenden Meetings ist die Vorbereitung. Die Tagesordnung darf nicht zu lang sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass zu viel Zeit auf die ersten Punkte verwendet wird und spätere Punkte übereilt behandelt werden. Die Tagesordnung sollte rechtzeitig im Voraus verteilt werden, einschließlich der Ziele, die von der Sitzung erwartet werden, und genauer Angaben zu den Themen und der Zeiteinteilung.“

4. Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt

Als Erstes am Montagmorgen müssen die meisten Leute ihre E-Mails erledigen und andere administrative Aufgaben erledigen, um sich auf die Woche vorzubereiten. Und am Freitag blicken viele wahrscheinlich schon auf das Wochenende. Wenn Sie also möchten, dass sie sich konzentrieren können, planen Sie zu diesen Zeiten keine Besprechungen.

 

📌 Übrigens: 70 % der 6.500 befragten Fachleute (Meeting Status Report 2019) bevorzugen Besprechungen zwischen 8 und 12 Uhr. Wie ist das bei Ihnen?

5. Seien Sie wählerisch, wen Sie einladen

Verschiedene Meetings haben unterschiedliche Ziele und erfordern daher unterschiedliche Teilnehmer. Es ist nicht produktiv, alle zu allen Besprechungen einzuladen. Finden Sie also heraus, wessen Beiträge erforderlich sind, und laden Sie nur diese Personen ein.

 

Kommunizieren Sie Entscheidungen und weitere Informationen im Anschluss per E-Mail an den Rest des Teams, anstatt es zu unnötigen Besprechungen zu zwingen. 📌 Beseitigen Sie die Annahme, dass jeder an allen Besprechungen und immer teilnehmen muss.

6. Bestehen Sie auf Vorbereitung

Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer etwas präsentieren, ihre Meinung äußern oder aktiv über ein Thema diskutieren, teilen Sie ihnen dies unbedingt und konkret im Voraus mit. Machen Sie deutlich, dass Sie von ihnen erwarten, dass sie vorbereitet sind. 📌 Gehen Sie deshalb als Führungskraft mit gutem Beispiel voran, indem Sie auch Ihre eigene Vorarbeit leisten und bestens vorbereitet sind.

7. Moderieren Sie das Treffen

Lassen Sie die Teilnehmer: innen bereits am Beginn wissen, dass Sie ihre volle Aufmerksamkeit erwarten. Das bedeutet keine Nebengespräche, kein Arbeiten an anderen Aufgaben und keine Mobiltelefone. Sollte das Team im Meeting vom Kurs abweichen, dann führen Sie es behutsam, aber bestimmt zurück zur jeweiligen Aufgabe.

 

Behalten Sie den Überblick über die Beiträge, um sicherzustellen, dass jeder zu Wort kommen kann und nicht eine Person das Meeting dominiert – Sie selbst natürlich eingeschlossen. Dies kann sehr herausfordernd sein, wenn man ungeübt in Moderationstechnik ist – aber noch mehr, wenn Sie selbst auch Teil der Gruppe sind und ebenfalls aktiv mitarbeiten sollten. 📌 Für solche Anlässe und speziell bei strategisch wichtigen Meetings, Workshops und Klausuren empfiehlt es sich deshalb einen professionellen Moderator zu engagieren.

8. Dokumentieren Sie die Entscheidungen

Nichts ist frustrierender, als die gleichen Diskussionen über die gleichen Themen in einer Sitzung nach der anderen noch einmal aufzuwärmen, ohne dass erkennbare Fortschritte erzielt werden.

 

Sollte z.B. der Zweck Ihres Meetings darin bestehen, Entscheidungen zu treffen, dann stellen Sie sicher, dass diese Entscheidungen auch tatsächlich getroffen werden. Schreiben Sie die Ergebnisse mit Thema, Zielsetzung, Zeitplan und den verantwortlichen Personen zusammen und teilen Sie diese im Anschluss.  📌 Auf diese Weise haben alle eine  gemeinsame Referenz und Aufzeichnung, auf die zurückgegriffen werden kann.

9. Bitten Sie um Feedback

Jedes Team ist anders und hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse, Vorlieben und Abneigungen. Fragen Sie deshalb gezielt nach jedem Meeting, was gut funktioniert hat und was besser hätte sein können. Ganz im Sinne von Loop-Learning wird es Ihnen dabei helfen, Ihre Meetings schrittweise an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen, um jedes Mal die besten Ergebnisse zu erzielen.

 

📌 Professionelle Moderatoren und Trainer gehen dafür im  Anschluss in Selbstreflexion und hinterfragen z.B. Zeitmanagement, Methodenwahl, Energielevel der Teilnehmenden und Output.

Expertentipp

Hinterfragen Sie gezielt Ihre bestehenden Meetingstrukturen. Art, Häufigkeit, Dauer, Teilnehmerkreis, Planung, u.v.a.m. beruhen oftmals aus der Historie und spiegeln dadurch aktuelle Anforderungen und Bedürfnisse gar nicht wider. Analysieren Sie mittels eines stillen „Beobachters“ bestehende Meetingprozesse und leiten Sie daraus Verbesserungen ab. Schulen Sie bei Bedarf in den Bereichen Konzeption, Planung und Moderation.

Next Step

Wenn auch Sie Ihre Meetings, Workshops und Klausuren zukünftig effektiver gestalten möchten, dann  vereinbaren Sie online ein Erstgespräch mit mir – oder rufen Sie mich gleich direkt unter +43 664 133 77 33 an. Ich freue mich auf Sie und Ihr Unternehmen!